Zieke werknemer en privacy
Op het moment dat een werknemer zich ziekmeldt bij de werkgever heeft de werkgever gegevens nodig van de werknemer om de ziekmelding door te geven aan de Arbodienst of verzekering. Maar een werknemer heeft recht op privacy en hoeft niet alles te delen. Wat mag een werkgever wel vragen en wat niet?
AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)… een term die iedereen waarschijnlijk wel ooit eens heeft gehoord. Dit is een wet die gaat over het rechtmatig omgaan met persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens let erop of werkgevers zich aan de AVG houden. Hieronder een overzicht van wat een werkgever mag vragen aan een werknemer die zich ziekmeldt en wat niet:
Niet
- Vragen naar de aard of oorzaak van de ziekmelding
- Gezondheidsgegevens opvragen
- Bijzondere persoonsgegevens opvragen
- Diagnose stellen
- Behandeling voorstellen
- Vragen naar de beperkingen en mogelijkheden
Wel
- Telefoonnummer vragen
- Vragen naar de duur van de afwezigheid
- (Verpleeg)adres vragen
- Een eventuele overdracht van het werk van de werknemer
- Of de werknemer onder het vangnet valt. Let op: werknemer hoeft niet aan te geven onder welke categorie hij valt en deze vraag mag een werkgever alleen stellen als een werknemer 3 maanden in dienst is.
- Of er sprake is van regres (arbeidsongeval of verkeersongeval)
De reden dat een werkgever niet mag vragen naar de aard of oorzaak van de ziekmelding heeft te maken met de gezagsverhouding. Een werknemer kan zich al snel verplicht voelen om aan een werkgever alles betreffende de ziekmelding te vertellen, terwijl een werknemer daartoe niet verplicht is. Daarom is de Autoriteit Persoonsgegevens streng als het gaat om het volgen van de regels rondom verzuim. Wanneer een werkgever zich hier niet aan houdt kan de Autoriteit Persoonsgegevens een boete opleggen. Ter illustratie: de Autoriteit Persoonsgegevens heeft in mei 2021 een werkgever een boete van €15.000,- opgelegd, omdat de werkgever de aard en oorzaak van de ziekmelding had genoteerd.
Maar wat als de werknemer dit uit zichzelf verteld? Het kan zomaar dat een werknemer uit zichzelf de aard of oorzaak van de ziekmelding verteld waardoor hij niet kan werken. In dat geval mag u als werkgever hier niet op doorvragen en ook de gegeven informatie niet noteren. Hier is wel een uitzondering op. Stel een werknemer heeft epilepsie. Op het moment dat de werknemer een aanval krijgt op de werkvloer is het belangrijk dat collega’s kunnen handelen. Indien een werknemer deze informatie vrijwillig deelt mag dit worden genoteerd, maar alleen als de werknemer daar toestemming voor geeft.
In een wereld waar prestaties en productiviteit vaak vooropstaan, wordt mentale gezondheid op de werkvloer soms over het hoofd gezien. Toch is het een cruciaal aspect voor zowel werknemers als werkgevers. Een gezonde werkomgeving draagt bij aan minder stress, hogere tevredenheid en betere prestaties. Maar hoe zorg je ervoor dat mentale gezondheid een prioriteit wordt binnen jouw organisatie? Waarom is mentale gezondheid op het werk belangrijk? · Vermindering van stress en burn-out: Werkgerelateerde stress is een van de grootste oorzaken van burn-out. Door een gezonde balans tussen werk en privéleven te bevorderen, kunnen bedrijven uitval voorkomen. · Verhoogde productiviteit: Werknemers die zich mentaal goed voelen, presteren beter en zijn creatiever. · Betere werksfeer: Een positieve en ondersteunende werkomgeving bevordert samenwerking en teamspirit. · Minder verzuim: Psychische klachten kunnen leiden tot langdurig ziekteverzuim. Investeren in mentale gezondheid verlaagt deze kosten. Wat kunnen werkgevers doen? · Creëer een open cultuur: Maak mentale gezondheid bespreekbaar en moedig werknemers aan om hun zorgen te delen zonder angst voor stigma. · Bied flexibiliteit: Thuiswerken, flexibele werktijden of extra verlof kunnen helpen om de balans tussen werk en privé te bewaken. · Geef trainingen en ondersteuning: Organiseer workshops over stressmanagement en bied toegang tot professionele hulp, zoals bedrijfspsychologen. · Stimuleer pauzes en beweging: Korte pauzes en fysieke activiteiten, zoals wandelingen of sportfaciliteiten, helpen stress te verminderen. · Herken signalen van mentale overbelasting: Let op tekenen zoals verminderde motivatie, prikkelbaarheid of frequente afwezigheid en bied tijdig ondersteuning aan. Wat kunnen werknemers zelf doen? · Stel grenzen: Durf ‘nee’ te zeggen tegen overmatige werkdruk en bewaak je eigen grenzen. · Zoek steun: Praat met collega’s of een leidinggevende over werkdruk en mentale uitdagingen. · Neem regelmatig pauze: Even afstand nemen helpt om gefocust en productief te blijven. · Zorg goed voor jezelf: Voldoende slaap, gezonde voeding en beweging dragen bij aan je mentale welzijn. Conclusie Mentale gezondheid op de werkvloer is geen luxe, maar een noodzaak. Door een werkomgeving te creëren waarin werknemers zich ondersteund voelen, kunnen bedrijven niet alleen het welzijn van hun medewerkers verbeteren, maar ook hun eigen succes versterken. Een gezonde geest in een gezonde werkomgeving leidt tot duurzame prestaties en tevreden werknemers. Tijd om mentale gezondheid een vast onderdeel van de bedrijfscultuur te maken!
Vanaf 2025 worden er enkele belangrijke wijzigingen doorgevoerd op het gebied van verzuim en re-integratie. Deze wijzigingen hebben invloed op zowel werkgevers als werknemers en zijn bedoeld om het verzuimbeheer te verbeteren, de duurzame inzetbaarheid van werknemers te bevorderen en de verantwoordelijkheden van werkgevers duidelijker te maken. In deze blog bespreken we de belangrijkste veranderingen. 1. Wijziging re-integratieverplichtingen in het tweede ziektejaar Momenteel moeten werkgevers zich in het tweede ziektejaar nog steeds richten op re-integratie binnen het eigen bedrijf (spoor 1), voordat re-integratie bij een andere werkgever (spoor 2) een optie wordt. Vanaf 2025 krijgen kleine en middelgrote werkgevers (minder dan 100 werknemers) meer flexibiliteit. Zij mogen na het eerste ziektejaar direct focussen op re-integratie bij een andere werkgever, zonder dat ze verplicht zijn de functie van de zieke werknemer beschikbaar te houden. Voor grotere werkgevers verandert er voorlopig niets: zij blijven verplicht om zowel spoor 1 als spoor 2 te doorlopen. Dit moet voorkomen dat werknemers te snel richting een andere werkgever worden geduwd als er nog kansen binnen het huidige bedrijf zijn. 2. Verplichte vertrouwenspersoon voor werkgevers met 10+ werknemers Om een veiligere werkomgeving te creëren, wordt het voor bedrijven met tien of meer medewerkers verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Deze persoon moet werknemers ondersteunen bij meldingen van ongewenst gedrag, zoals pesten, discriminatie of seksuele intimidatie. Voor kleinere bedrijven blijft het optioneel, maar wordt het wel sterk aangeraden. De exacte ingangsdatum van deze wet is nog niet vastgesteld, maar deze wijziging wordt in 2025 verwacht. 3. Beperking compensatie transitievergoeding bij langdurige arbeidsongeschiktheid Tot nu toe konden werkgevers bij langdurige ziekte een compensatie krijgen voor de transitievergoeding die zij aan werknemers moesten betalen bij ontslag. Vanaf 2026 wordt deze compensatie alleen nog beschikbaar voor kleine werkgevers (minder dan 25 werknemers). Dit betekent dat middelgrote en grote werkgevers vanaf dat moment zelf moeten opdraaien voor de kosten, wat financiële gevolgen kan hebben. Wat kunnen werkgevers doen? · Bereid je voor op de nieuwe re-integratieregels: Kleine en middelgrote werkgevers moeten nadenken over hoe zij spoor 2 sneller en effectiever kunnen inzetten. · Stel een vertrouwenspersoon aan: Werkgevers met meer dan tien werknemers moeten een interne of externe vertrouwenspersoon regelen. · Houd rekening met extra kosten: Voor grotere werkgevers vervalt de compensatie voor transitievergoedingen, wat extra financiële planning vereist. Wil je meer weten? Houd de ontwikkelingen goed in de gaten en zorg dat je organisatie voorbereid is!
Voorkomen is beter dan genezen. Een gezegde waarbij de betekenis meteen duidelijk is. In de Arbo-wereld wordt dit gezegde met enige regelmaat gebruikt. Dit gezegde gaat dan vaak gepaard met termen zoals ‘PAGO’ en ‘PMO’. Ook de term ‘aandacht’ komt dan regelmatig aan bod. Want aandacht voor elkaar op de werkvloer kan zomaar eens (langdurig) verzuim voorkomen. Ieder mens heeft van nature behoefte aan aandacht. Denk hierbij aan gewaardeerd worden, gezien worden, gerespecteerd worden, erbij horen etc. De reden hiervan is dat mensen sociale wezens zijn en daarmee behoefte hebben aan contact met anderen. De mate van dit contact verschilt per persoon. Bij Prevenzo zien we dat mensen die bij stichtingen of verenigingen werken eerder over hun grenzen zullen gaan en daarmee minder snel zullen aangeven dat het niet goed met hen gaat. Het gevolg hiervan is dat de weg terug naar herstel langer duurt. Vaak is de reden van het over de grenzen gaan dat mensen het als een soort roeping zien om bij de stichting of vereniging te werken. Wanneer iemand dan verzuimd wordt dit door diegene als falen gezien. Maar wat heeft deze aandacht voor invloed op het verzuim of het voorkomen hiervan? Wat in de praktijk zichtbaar is, is dat stichtingen of verenigingen waarbij er aandacht en tijd wordt besteedt aan de relatie tussen werkgever en werknemer, het verzuim lager is en vaak ook verzuim wordt voorkomen. Daarnaast merken wij bij Prevenzo dat wanneer iemand ziek is oprechte aandacht van bijvoorbeeld een leidinggevende van invloed is op de loop van een dossier. Ter illustratie worden er 2 situaties geschetst. De eerste situatie: u bent een werknemer en bent uitgevallen met klachten die langer aanhouden. De HR-manager van de stichting of vereniging waar u werkt belt u de eerste week eens een keer om te vragen wanneer u weer komt werken. Verder wordt u met enige regelmaat gebeld door de arbodienst en zo nu en dan belt de bedrijfsarts. Van uw werkgever hoort u verder niks meer. Op een gegeven moment zegt de bedrijfsarts dat u kan gaan re-integreren. De tweede situatie: u bent een werknemer en u bent uitgevallen met klachten die langer aanhouden. U heeft met regelmaat telefonisch of app-contact met uw leidinggevende. Ook wordt u uitgenodigd op de zaak voor een kop koffie, maar gezien uw klachten is dat niet haalbaar. U wordt met enige regelmaat gebeld door de arbodienst en zo nu en dan belt de bedrijfsarts. Op een gegeven moment zegt de bedrijfsarts dat u kan gaan re-integreren.
